Introducción a los sitemas de información

Un sistema de información es el conjunto de agentes, códigos y procesos que interactúan coordinadamente entre sí con un fin común o propósito.

En informática, los sistemas de información ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales y las particularidades de cada organización. La importancia de un sistema de información radica en la eficiencia en la correlación de una gran cantidad de datos ingresados a través de procesos diseñados para cada área con el objetivo de producir información válida para la posterior toma de decisiones.

Un sistema de información se destaca por su diseño, facilidad de uso, flexibilidad, mantenimiento automático de los registros, apoyo en toma de decisiones críticas y mantener el anonimato en informaciones irrelevantes.

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos. Si bien la existencia de la mayor parte de sistemas de información son de conocimiento público, recientemente se ha revelado que desde finales del siglo XX diversos gobiernos han instaurado sistemas de información para el espionaje de carácter secreto.

Habitualmente el término "sistema de información" se usa de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos. Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.

• Un sistema de información debe cumplir con los siguientes componentes básicos interactuando entre sí:
• El hardware, equipo físico utilizado para procesar y almacenar datos.
• El software y los procedimientos utilizados para transformar y extraer información.
• Los datos que representan las actividades de la empresa.
• La red que permite compartir recursos entre computadoras y dispositivos.
• Las personas que desarrollan, mantienen y utilizan el sistema.

Los sistemas de información son una combinación de tres partes principales: las personas, los procesos del negocio y los equipos de tecnologías de la información.

Metodos de desarrollo

Son metodos que indican cómo hacer más eficiente el desarrollo de sistemas de información. Para ello suelen estructurar en fases la vida de dichos sistemas con el fin de facilitar su planificación, desarrollo y mantenimiento.

METODO DE CASCADA PURA

En un modelo en cascada, un proyecto progresa a través de una secuencia ordenada de pasos partiendo de la especificación de requerimientos hasta el mantenimiento del mismo.

El método realiza una revisión al final de cada etapa para determinar si está preparado para pasar a la siguiente etapa, por ejemplo, desde el análisis de requerimientos hasta el diseño.

El modelo en cascada está dirigido por documentos.

Ayuda a localizar errores en las primeras etapas del proyecto a un bajo costo.

METODO ESPIRAL

Es un modelo de ciclo de vida orientado a riesgos que divide un proyecto software en mini-proyectos.

Cada mini proyecto se centra en uno o más riesgos importantes hasta que todos estén controlados.

Después de controlar todos los riesgos más importantes, el modelo en espiral finaliza del mismo modo que el ciclo de vida en cascada.

Método Desarrollo en Espiral

Funcionamiento:

Se parte de una escala pequeña en medio de la espiral, se localizan los riesgos, se genera un plan para manejar los riesgos, y a continuación se establece una aproximación a la siguiente interacción.

Cada iteración supone que el proyecto pasa a una escala superior. Se avanza un nivel en el Espiral, se comprueba que se tiene lo que se desea,.

METODO DE ANALISIS Y DISEÑO ESTRUCTURADO

El análisis estructurado concentra en especificar lo que se requiere que haga el sistema o la aplicación. No se establece cómo se cumplirán los requerimientos o la forma en que implantará la aplicación. Más bien permite que las personas observen los elementos lógicos (lo que hará el sistema) separados de los componentes físicos (computadoras, terminales, sistemas de almacenamiento, etc.) Después de esto se puede desarrollar un diseño físico eficiente para la situación donde será utilizado.

Elementos del análisis estructurado:

Los elementos esenciales son símbolos gráficos, diagramas de flujo de datos y diccionario centralizado de datos.

METODO DE CODIFICAR Y CORREGIR

Es un modelo poco útil, pero sin embargo bastante común Se puede tener una especificación formal, o no tenerla Si no se ha utilizado formalmente un método, probablemente ya se esté usando el método Codificar y Corregir en forma intuitiva Cuando se utiliza éste método se empieza con una idea general de lo que se necesita construir, Se utiliza cualquier combinación de diseño, código, depuración y métodos de prueba no formales que sirven hasta que se tiene el producto listo para entregarlo.

METODO PROTOTIPO

Este método hace que el usuario participe de manera más directa en la experiencia de análisis y diseño que cualquiera de los ya presentados. La construcción de prototipos es muy eficaz bajo las circunstancias correctas. Sin embargo, al igual que los otros métodos, el método es útil sólo si se emplea en el momento adecuado y en la forma apropiada.

Lo usuarios evalúan el diseño y la información generada por el sistema. Lo anterior sólo puede hacerse con efectividad si los datos utilizados, al igual que las situaciones, son reales. Por otra parte, deben esperarse cambios a medida que el sistema es utilizado.

Etapas del ciclo de vida de una aplicación

Existen pautas básicas para el desarrollo de un sistema de información para una organización:

Codificación: con el algoritmo ya diseñado, se procede a su reescritura en un lenguaje de programación establecido (programación) en la etapa anterior, es decir, en códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar.

Conocimiento de la organización: analizar y conocer todos los sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros usuarios del sistema de información. En las empresas (fin de lucro presente), se analiza el proceso de negocio y los procesos transaccionales a los que dará soporte el SI.

Determinar las necesidades: este proceso también se denomina elicitación de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a través de algún método de recolección de información (el que más se ajuste a cada caso) la información relevante para el sistema de información que se propondrá.

Diagnóstico: en este paso se elabora un informe resaltando los aspectos positivos y negativos de la organización. Este informe formará parte de la propuesta del sistema de información y, también, será tomado en cuenta a la hora del diseño.

Diseño del sistema: una vez aprobado el proyecto, se comienza con la elaboración del diseño lógico del sistema de información; la misma incluye: el diseño del flujo de la información dentro del sistema, los procesos que se realizarán dentro del sistema, el diccionario de datos, los reportes de salida, etc. En este paso es importante para seleccionar la plataforma donde se apoyará el SI y el lenguaje de programación a utilizar.

Identificación de problemas y oportunidades: el segundo paso es relevar las situaciones que tiene la organización y de las cuales se puede sacar una ventaja competitiva (Por ejemplo: una empresa con un personal capacitado en manejo informático reduce el costo de capacitación de los usuarios), así como las situaciones desventajosas o limitaciones que hay que sortear o que tomar en cuenta (Por ejemplo: el edificio de una empresa que cuenta con un espacio muy reducido y no permitirá instalar más de dos computadores).

Implementación: este paso consta de todas las actividades requeridas para la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación de la aplicación(programa) generada en la etapa de Codificación.

Mantenimiento: proceso de retroalimentación, a través del cual se puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del sistema de información ya creado a otro entorno de trabajo o plataforma. Este paso incluye el soporte técnico acordado anteriormente.

Propuesta: contando ya con toda la información necesaria acerca de la organización, es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia la organización donde se detalle: el presupuesto, la relación costo-beneficio y la presentación del proyecto de desarrollo del sistema de información.

Análisis y estudios de viabilidad de un sitema informático

El análisis de necesidades y los estudios de viabilidad son pasos esenciales para desarrollar sistemas de información en el campo de la informática. Estos pasos aseguran que el sistema cumpla con los requerimientos del usuario, sea técnicamente viable y sostenible, y tenga un retorno positivo de inversión. Aquí te explico cómo se llevan a cabo en el contexto de sistemas de información.

Análisis de Necesidades para un Sistema de Información:

El análisis de necesidades en un sistema de información es el proceso de entender los requerimientos y expectativas de los usuarios finales y de la organización para asegurar que el software o el sistema a desarrollar cumpla con estos requisitos.

Pasos clave:

Identificación de los problemas o necesidades:

Se examinan los problemas actuales en el sistema actual (si existe uno) o la falta de un sistema adecuado.

¿Cuáles son las limitaciones del sistema actual? ¿Qué procesos son ineficientes o no están siendo soportados?

Ejemplo: Un sistema de gestión de inventarios que es lento o impreciso, lo que genera problemas en la gestión de existencias y en la toma de decisiones.

Definición de los requisitos del sistema:

Se recopilan los requisitos funcionales, que son las capacidades que debe tener el sistema (ej. ingreso de datos, reportes, análisis, etc.).

También se consideran los requisitos no funcionales, como el rendimiento, la escalabilidad, la seguridad y la accesibilidad.

Ejemplo: Un sistema de gestión de inventarios debe permitir el ingreso de productos, controlar las existencias, y generar reportes detallados para tomar decisiones estratégicas.

Entrevistas y reuniones con los usuarios y stakeholders:

Se llevan a cabo entrevistas o encuestas con los usuarios finales y otras partes interesadas para entender sus necesidades específicas.

Ejemplo: Gerentes de inventarios, personal de ventas, y directores de logística tienen diferentes necesidades que deben ser equilibradas en el sistema.

Priorización de los requisitos:

No todos los requisitos tienen la misma importancia. Es necesario priorizar los requerimientos según la urgencia y la importancia para el negocio.

Ejemplo: El control de inventarios en tiempo real puede ser más crítico que una interfaz de usuario atractiva.

Estudio de Viabilidad para un Sistema de Información:

El estudio de viabilidad evalúa si el proyecto de desarrollo del sistema es factible desde diversos puntos de vista: técnico, económico, operativo y social. Este análisis ayuda a asegurar que el proyecto sea viable antes de pasar a la fase de desarrollo.

Tipos de viabilidad:

Viabilidad Técnica:

Evaluación de los recursos técnicos disponibles: Se debe determinar si la tecnología actual de la empresa es suficiente para soportar el nuevo sistema. Esto incluye los servidores, las bases de datos, el software necesario y la capacidad de la red.

Evaluación de la arquitectura del sistema: ¿El diseño del sistema es técnicamente posible? ¿Es escalable y flexible para futuras necesidades?

Ejemplo: Si se desea implementar un sistema en la nube, ¿la infraestructura de internet y la capacidad de los servidores de la empresa son adecuadas?

Viabilidad Económica:

Costo de implementación: Se deben calcular los costos iniciales del proyecto, incluyendo el desarrollo, licencias de software, hardware, personal, etc.

Análisis de retorno de inversión (ROI): ¿Cuánto tiempo llevará recuperar la inversión? ¿Los beneficios a largo plazo justifican el gasto inicial?

Costos operativos: Mantenimiento del sistema, actualizaciones periódicas, capacitación de los usuarios, etc.

Ejemplo: Si el sistema mejora la eficiencia del control de inventarios en un 20%, ¿esto reducirá los costos de operaciones y aumentará las ganancias de la empresa?

Viabilidad Operativa:

Se evalúa si el sistema será aceptado y adoptado por los usuarios finales. Un sistema puede ser técnicamente excelente, pero si los empleados no lo usan correctamente, no será efectivo.

Entrenamiento y soporte: ¿El personal está capacitado para operar el nuevo sistema? ¿Es fácil de usar y adaptable a los procesos de negocio existentes?

Ejemplo: Un sistema de gestión de inventarios puede ser avanzado, pero si el personal no está dispuesto a usarlo porque es complicado, el proyecto podría fracasar.

Viabilidad Social y Legal: 

Impacto en la organización y sus empleados: ¿El sistema afectará la estructura organizacional? ¿Cambiará la forma en que las personas interactúan y trabajan entre ellas?

Cumplimiento legal: El sistema debe cumplir con las leyes de protección de datos, normativas locales e internacionales, estándares de seguridad, etc.

Ejemplo: Un sistema de gestión de información de clientes debe cumplir con las regulaciones de privacidad y protección de datos (como el GDPR en Europa o la Ley de Protección de Datos en Ecuador).

Análisis de requisitos y gestión de proyectos informáticos

El análisis de requisitos y la gestión de proyectos informáticos son dos componentes fundamentales para el desarrollo exitoso de sistemas de información. Estos elementos ayudan a asegurar que el sistema cumpla con las expectativas de los usuarios, sea entregado a tiempo, dentro del presupuesto y con calidad adecuada.

Análisis de Requisitos:

El análisis de requisitos es el proceso de definir lo que un sistema debe hacer. Consiste en identificar, analizar, documentar y validar las necesidades de los usuarios y otras partes interesadas para asegurar que el sistema a desarrollar satisfaga sus expectativas y necesidades.

Fases del análisis de requisitos:

Identificación de los interesados: Los interesados son todos los individuos o grupos que se ven afectados o que influyen en el proyecto, como los usuarios finales, los gerentes, los clientes, los técnicos, etc.

El análisis comienza con la identificación de todos los interesados para comprender sus necesidades y expectativas.

Recolección de requisitos: Existen varias técnicas para recolectar requisitos: entrevistas, encuestas, observación, análisis de documentos existentes, talleres y reuniones.

Es importante utilizar varias técnicas para obtener una visión completa y detallada de lo que los usuarios necesitan.

Clasificación y categorización de requisitos: Los requisitos se dividen en dos categorías principales:Requisitos funcionales: Describen las funcionalidades que el sistema debe cumplir. Ejemplo: El sistema debe permitir la gestión de inventarios en tiempo real.

Requisitos no funcionales: Describen aspectos como el rendimiento, la seguridad, la disponibilidad, la escalabilidad, etc. Ejemplo: El sistema debe ser capaz de procesar 500 transacciones por segundo.

Priorización de requisitos: No todos los requisitos tienen la misma importancia. Se deben clasificar en prioridades altas, medias y bajas según su impacto en el proyecto. Las prioridades son definidas en función de las necesidades del negocio y la urgencia.

Documentación de los requisitos: Los requisitos deben ser documentados de manera clara y precisa. Se utilizan documentos como el Especificación de Requisitos del Sistema (SRS).

La documentación debe ser entendible tanto para los técnicos como para los usuarios, y debe ser revisada y validada periódicamente para asegurarse de que sigue siendo correcta a medida que el proyecto avanza.

Validación de requisitos: Después de recolectar y documentar los requisitos, se deben validar con los interesados para asegurarse de que son correctos, completos y viables. Se busca evitar ambigüedades y malentendidos que puedan llevar a errores en el desarrollo del sistema.

Gestión de Proyectos Informáticos:

La gestión de proyectos informáticos se encarga de planificar, organizar, coordinar y controlar los recursos y actividades necesarias para el desarrollo de un sistema de información. Su objetivo es entregar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad esperada.

Componentes clave de la gestión de proyectos informáticos:

Planificación del proyecto: Es crucial definir un plan de proyecto claro desde el principio. Esto incluye la definición de los objetivos, alcance, cronograma y presupuesto.

Alcance: Define los límites del proyecto, lo que se incluirá y lo que se excluirá.

Cronograma: Establece las fechas de inicio y finalización, y las etapas del proyecto, divididas en tareas o hitos.

Presupuesto: Detalla los costos asociados al proyecto, incluyendo el personal, herramientas y tecnología necesarias.

Gestión de equipos: La gestión de equipos es fundamental en proyectos informáticos, ya que estos involucran múltiples áreas y perfiles (analistas, desarrolladores, diseñadores, testers, etc.).

Se deben asignar roles claramente y mantener una buena comunicación para que los equipos trabajen de manera efectiva.

Gestión de riesgos: Los proyectos informáticos suelen estar expuestos a una serie de riesgos: cambios en los requisitos, falta de recursos, retrasos en el desarrollo, problemas de calidad, etc.

Se debe hacer un análisis de riesgos inicial, identificando los posibles problemas y creando planes de mitigación y contingencia para abordarlos.

Monitoreo y control del progreso: Es necesario monitorear constantemente el avance del proyecto, comparando el progreso real con el planificado.

Indicadores clave de rendimiento (KPIs) y otras métricas ayudan a medir el éxito del proyecto. Ejemplo: porcentaje de tareas completadas, cumplimiento de plazos, y calidad de entregables.

Control de calidad: El control de calidad implica garantizar que el producto final cumpla con los requisitos y estándares de calidad.

Las pruebas (testing) son fundamentales para detectar errores y asegurar que el sistema funcione correctamente.

Gestión del cambio: Durante el proyecto, es probable que surjan cambios en los requisitos. La gestión del cambio implica manejar estos cambios de manera controlada para evitar que afecten negativamente el proyecto.

Cada cambio debe ser evaluado en términos de impacto en el cronograma, presupuesto y recursos.

Comunicación con los interesados: La comunicación constante con los interesados es esencial para asegurar que sus expectativas sean satisfechas y que el proyecto avanza correctamente.

Se deben establecer reuniones regulares de seguimiento (status meetings) para mantener informados a todos los involucrados.

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